تعمیر و تفکیک (S1) نظام آراستگی 5S
تعمیر و تفکیک (S1) چیست ؟
اولین دستور در اجرای تکنیک S1 با مفهوم ساماندهی, اجرای دستور تفکیک و تعمیر می باشد. تشخیص جدا کردن اقلام، اوراق و اطلاعات ضروری, لازم و کاربردی از غیرضروری, غیرلازم و بدون کاربرد و دور نمودن آنها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض یا تصحیح معایب و نواقص می باشد.
مزایا پیاده سازی تعمیر و تفکیک
برای رسیدن به نتایج مطلوب حاصل از اجرای نظام آراستگی در سازمان، لازم است این روند به طور مستمر، منظم و پیوسته انجام شود. از مهم ترین مزایای اجرای سازماندهی (SEIRI) در محل کار می‌توان به موارد زیر اشاره نمود که عبارتند از:
- ایجاد فضای بیشتر :
با دور ریختن یا انتقال اقلام غیرضروری، فضای بیشتری در محیط کار ایجاد می‌شود.
- افزایش کارایی :
با مرتب کردن اقلام ضروری، می‌توان به راحتی و سرعت بیشتری به آنها دسترسی پیدا کرد و از اتلاف وقت برای جستجوی آنها نیز جلوگیری نمود.
- کاهش خطرات :
از بین بردن اقلام خطرناک، از بروز حوادث و آسیب‌های ناشی از کار جلوگیری به عمل می‌آورد.
- بهبود کیفیت محیط کار:
مرتب نگه داشتن محیط کار، از فاسد شدن مواد، آسیب دیدن تجهیزات و بروز خطا در حین کار ممانعت به عمل می‌آورد.
- کاهش هزینه ها :
با دور ریختن اقلام غیرضروری و استفاده بهینه از فضای انبار، می‌توان هزینه‌ها را کاهش داد.
اقدامات اجرایی در پیاده سازی تعمیر و تفکیک
- ابتدا از محیط، قبل از شروع کار عکسبرداری نمایید.
- همه وسایل و ابزارهای موجود در محیط کار را شناسایی کنید و آنها را به دسته‌های (ضروری، غیرضروری، قابل تعمیر و خراب) تقسیم کنید.
نکته : برای مستند سازی این مرحله می توانید فرم تفکیک 5S را دانلود و استفاده نمایید.
- وسایل ضروری را برچسب‌گذاری کنید تا محل دقیق هر وسیله مشخص باشد و استفاده‌کنندگان بتوانند به راحتی آنها را پیدا کنند.
نکته : اگر نمی دانید کالایی جزء دسته ضروری ها می باشد و یا غیر ضروری، می توانید از Red Tag استفاده نمایید. بدین صورت با چسباندن این برچسب تا زمان مشخص شده، اگر از کالا استفاده نمود پس ضروری است. در غیر این صورت غیر ضروری محسوب می گردد.
- وسایل غیرضروری و یا قدیمی را از محیط کار خود حذف کنید. این عمل شامل اسناد، تجهیزات، و ابزارهایی است که دیگر به کار نمی‌آیند.
نکته : می توانید اقلام غیر ضروری را به انبار منتقل نموده، به فروش برسانید و یا به یکی از همکاران خود تحویل دهید. چسباندن یک اطلاعیه پاکسازی روی کالای مورد نظر بهترین کار است.
- وسایلی که نیاز به تعمیرات دارند را به واحد نگهداری و تعمیرات ارجاع داده تا اقدام لازم صورت پذیرد.
نکته : برای ثبت درخواست تعمیر کالا، تجهیزات و… می توانید فرم درخواست نت را دانلود و استفاده نمایید.
- وسایلی که خراب هستند و قابلیت استفاده و یا تعمیر ندارند را به قسمت ضایعات منقل نمایید.
- عکس برداری از محیط کار
از اینجا می توانید مقاله S2 (نظم و ترتیب) را مطالعه کنید
سناریو پیاده سازی تعمیر و تفکیک در یک دفتر کار
وضعیت فعلی: در این دفتر، مدیر به همراه دو پرسنل خود حضور دارند. وسایل اداری (مانند خودکارها، کاغذها، پرینترها و …) در نقاط مختلف کشو ها پراکنده شده‌اند. برخی از تجهیزات مانند پرینتر خراب هستند و نیازی به تعمیر دارند. همچنین، برخی از اسناد و مدارک قدیمی و غیرضروری وجود دارند که فضای زیادی را اشغال کرده‌اند. فرم‌ها و اسناد از واحد‌های مختلف به دفعات وارد دفتر می شود و در زونکن ها و یا قفسه ها قرار داده نمی شوند. ممکن است برخی از آنها گم شوند یا درهم و برهم باشند.زونکن‌ها به درستی دسته‌بندی نشده‌اند.
مراحل تعمیر و تفکیک در این دفتر
عکسبرداری از محیط کار اولین اقدام است.
- دسته‌بندی وسایل
- وسایل را به دسته‌های زیر تقسیم کنید:
- ضروری: خودکارها، کاغذهای مورد نیاز، لپ‌تاپ و…
- غیرضروری: کاغذهای قدیمی، اسناد منقضی شده و لوازم اداری اضافه
- قابل تعمیر: پرینتر
- خراب: دستگاه منگنه داخل کشو.
- وسایل را به دسته‌های زیر تقسیم کنید:
- شناسایی وسایل و مدارک
- پرسنل می باید تمام اسناد روی میز خود را جمع‌آوری کنند. آن دسته از مستندات و اسناد در حال کار را در فضایی دردسترس با عنوان در حال بررسی قرار دهند. دیگر اسناد که مهلت انجام آن نرسیده است به در جایگاه خود قرار گیرد. اگر مستندات قابلیت تفکیک دارد، می توان به تفکیک ماهیت و یا واحد جداسازی شود.
- وسایل و لوازم اداری که همیشه در دسترس است مانند خودکار و لاک و … روی میز و یا در اولین کشو قرار گیرد. دیگر اقلام بر حسب تعدد استفاده در کشو قرار گیرد و برای هر کدام باکس تقسیم کننده مشخص و جانمایی گردد.
- وسایل مازاد ، شامل اقلام اداری، زونکن، میز و قفسه و … که فضای کار را گرفته است و استفاده نمی گردد را از محیط کار دور نمایید.
- حذف وسایل غیرضروری
- کاغذها و اسنادی که دیگر نیازی به آنها نیست را دور بریزید(جعبه ضایعات) یا در صورت نیاز به نگهداری، به فایل‌های دیجیتال تبدیل کنید. و یا به بایگانی در انبار منتقل نمایید.
- وسایل غیرضروری مثل تجهیزات قدیمی یا خراب که دیگر به کار نمی‌آیند، به خارج از دفتر منتقل کنید.(جهت فروش به عنوان ضایعات و یا دور انداختن)
- شناسایی و جداسازی وسایل خراب
- پرینتر خراب ، قفل خراب و …را از دیگر تجهیزات جدا کنید و در مکانی مشخص قرار دهید. روی آن برچسب «نیاز به تعمیر» بزنید و یا درخواست تعمیر آن ثبت گردد.
- عکسبرداری از اتمام کار
- آموزش کارکنان
- جلسه‌ای برگزار کنید تا به کارکنان درباره اهمیت سازماندهی و نگهداری مناسب از وسایل آموزشی دهید. به آنها یادآوری کنید که پس از استفاده، وسایل را به مکان‌های خود بازگردانند
- با اجرای این مراحل، دفتر کار به محیطی منظم و کارآمد تبدیل می‌شود. کارمندان به راحتی می‌توانند وسایل و مدارک مورد نیاز خود را پیدا کنند، وسایل خراب به سرعت تعمیر می‌شوند. این اقدامات باعث افزایش کارایی، کاهش استرس و بهبود تجربه کاری در دفتر می‌شود.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.