سیستم سازی سازمانی و مزایای آن
سیستم سازی و تاریخچه آن
اصطلاح سیستم سازی کسب و کار ابتدا توسط ادوراد دمینگ در سال 1947 میلادی مطرح شد و مایکل گربر این مفهوم را بست و گسترش داد.
اگر شما هم داستانهای موفقیت استارت آپ هایی که از یک انباری شروع شده اند را شنیده و از خود پرسیده اید که چطور تبدیل به کسب و کارهای با درآمد بالا شده اند , خواندن این مقاله به شما پیشنهاد می شود.
آیا کسب و کار های کوچک صرفا با تبلیغات، می توانند خود را به تعداد بالای مشتری برسانند؟ مهم تر اینکه چطور یک کسب و کار کوچک می تواند تعداد بالایی مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی انسانی مدیریت کند؟ چه خواهد شد وقتی صدها مشتری جدید با درخواست های مختلف با شما تماس بگیرند ؟
بزارید مثالی ملموس تر بیان کنم. یخچال منزلتان را در نظر بگیرید، آیا پس از وصل شدن به برق و روشن شدن ، برای سرد نمودن به شما به عنوان صاحب یخچال نیازی دارد؟ آیا هر روز از یخچال پیگیر هستید که کار سرد کردن در حال انجام است؟ وقتی به مسافرت می روید، آیا در روند وظیفه یخچال مشکلی پیش می آید؟
قطعا خیر، به بیان ساده تر شما دارید از مزایا یک سیستم بهره مند می شوید.نهایت کار شما نظارت بر اجرای درست این سیستم با ایجاد شاخص های ارزیابی و کنترلی خواهد بود.
فایل کامل مقاله و اینفوگرافی در انتهای مقاله قرار دارد
سیستم سازی چیست؟ چرا سیستم سازی حائز اهمیت است؟
ابتدا به سوال دوم پاسخ می دهم . کسب و کاری را می شناختم که در حوزه آموزش فعالیت داشت . روزی تعدادی از اساتید اصلی و ستون های این مرکز ، برای قدرت نمایی خود و ناتوان جلوه دادن مرکز، به صورت گروهی تصمیم به ترک کار گرفتند . قطعا حس این کسب و کار را , همتایان دیگر درک می کنند. اما فارغ از تمام مشکلات و چالش های ایجاد شده , مرکز از حرکت نایستاد . حرکتش کند شد اما متوقف نشد و مهم ترین و حیاتی ترین دلیلی آن وجود سیستم سازمانی بود.
یک سیستم مجموعه ای از عناصر(فرآیند و فعالیت های) هماهنگ , همسو شده و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شده اند .
همزمان با رشد ، شما باید سیستم ها و فرآیندهایی را ایجاد کنید کسب وکار را به سمت خودکار شدن سوق دهد . سیستم ها در واقع قوانین، سیاست ها و روش هایی هستند که افراد آموزش دیده ، با تجربه و متخصص در کسب و کار آن را ایجاد، تدوین، مدون و اجرایی نموده اند. پس از آن کسب وکار شما مستقل از شما و سایر افراد کار خواهد نمود.
{بگذارید سیستم ها کسب و کار را اداره کنند و افراد سیستم ها را}
سیستم در یک کسب و کار همانند یک نقشه هوشمند و دقیق است که تمام اجزا و فرآیندهای مختلف را به هم پیوند داده تا کارها به بهترین و ساده‌ترین شکل ممکن انجام شوند . مثل یک ارکستر که هر نوازنده با هماهنگی و نظم، نقش خودش را به درستی اجرا می‌کند، سیستم هم کمک می‌کند که همه وظایف و بخش‌ها هماهنگ، بدون اشتباه و با بیشترین بهره‌وری انجام شود.
سه بخش اصلی سیستم
یک سیستم از سه بخش اصلی ملزومات، منابع انسانی و مستندات تشکیل شده است که از برآیند و هماهنگی بین آن ها نظم، رشد وکارایی بدست می آید. پیش از ایجاد سیستم‌های جدید، درک نحوه کار با این سه بخش با یکدیگر بسیار مهم است. تعامل درست این سه عامل در بهره ور بودن سیستم موثر است. و چالش های یک سیستم نیز تحت تاثیر آن ها می باشد.
چالش‌های رایج در سیستم سازی کسبوکار
به این اصل توجه کنید: اگر قرار است سیستمی ایجاد کنید که خلق ارزش نکند، به مدیریت ،زمان اضافه برای تمرکز بر امور حیاتی و استراتژیک ندهد و یا به شما در رشد کمک نکند ، آن سیستم را ایجاد نکنید.
اغلب چالش های یک سیستم به دلایل ذیل رخ خواهد داد:
- اولین چالش در سیستم سازی ، مدیران ارشد می باشند. در صورت عدم پایبندی و اعتقاد مدیران ارشد در پیاده سازی سیستم ، قطعا با شکست مواجهه خواهد شد.
- چالش دوم مشارکت ندادن اعضا تیم در پیاده سازی سیستم می باشد. در این موارد اغلب مدیران سعی می کنند کل فرآیند را خودشان مدیریت کنند.
- چالش سوم مربوط به آموزش می باشد. پیاده سازی یک سیستم و تغییرات آن نیازمند آموزش به کارکنان می باشد.
- چالش آخر به سلیقه ای عمل کردن مرتبط می باشد.به جای پیاده سازی سیستم استاندارد، سیستمی فرد محور و وابسته به شخص و پرسنل خاص ایجاد شود.
همواره تغییرات سخت بوده، اما با یک برنامه ریزی صحیح و در زمان مناسب، به راحتی می توان سیستمی کارآمد ایجاد نمود و از مزایا پیاده سازی آن بهره برد
مزایا سیستم سازی
از مزایا سیستم سازی در سازمان رو به توسعه می توان به موارد زیر اشاره نمود :
*افزایش بهره‌وری
*کاهش خطاها
*بهبود مدیریت زمان
*افزایش قابلیت رشد
*ایجاد نظم و ساختار
*تسریع تصمیم گیری و تعویض اختیار
*حفظ و اشتراک دانش سازمانی
*کاهش ریسک سازمانی
*استفاده از چرخه دمینگ
*ایجاد ثبات کاری و کیفی
عناصر تشکیل دهنده یک سیستم موفق
- ورودی‌ها (Inputs)
- فرآیندها (Processes)
- خروجی‌ها (Outputs)
- بازخورد (Feedback)
- محیط خارجی (External Environment)
- زیر سیستم ها(Subsystems)
- کنترل ها (Controls)
- اهداف و استراتژی‌ها (Goals and Objectives)
چند گام ساده برای پیاده سازی سیستم
برای هر فرآیند کاری خود، لیستی از فعالیت های کاری بنویسید. سپس فکر کنید که هر فعالیت را در کدام یک از ستون های جدول ذیل می توان جانمایی نمود.
حال مطابق با جدول تقسیم وظایف کنید.
- چقدر به مستند سازی اعتقاد دارید؟ دچار چالش ترک کار نیرو زبده خود شده اید؟ حالا باید دست به کار شوید و تمام مراحل انجام کارهای مهم را به دستورالعمل تبدیل کنید. اگر هنوز این کار را انجام نداده‌اید از کارکنان خود کمک بگیرید . آن ها باید تمام کارهایی که انجام می‌دهند را مدون کرده تا دیگران هم بتوانند به کمک آن دستورالعمل ،همان کار را انجام دهند.
- کار مدیر تصمیم گیری بر اساس داده ها است. پس اولین کار پس از مدون سازی فعالیت ها، در یافت گزارش عملکرد روزانه است. در اینصورت به راحتی در جریان تمام کارها قرار خواهیدگرفت.
- طبقه بندی و نظم دهی به مستندات شامل داده ها ، فرم ها و گزارشات به صورت سیستمی جهت دست یابی سریع به آن ها یکی از ضروریات سیستم سازی است. استفاده از سیستم نظم دهنده مستندات(MIS) طبقه بندی آن ها بر اساس نظام 5S
- ایجاد مخزن مستندات،اقلام ، ابزار مصرفی و مورد نیاز جهت دسترسی آسان، بدون اتلاف وقت در جهت افزایش بهره وری و کاهش زمان
بهترین ابزارهای سیستم سازی
برای پیدا سازی یک سیستم کارآمد و مفید تکنولوژی مزیت و امکانات خاصی را به شما عرضه خواهد داشت. ابزار ها , نرم افزار ها و بستری های گوناگونی وجود دارد که قابلیت شخصی متناسب با نیاز کسب و کار شما را خواهد داشت .
برخی نرم افزار هایی کاربردی شامل:
- نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
- نرم افزارهای مدلسازی فرایندهای کسب و کار
- نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات
- نرم افزارهای هوش تجاری
کلام آخر
آقای مایکل گربر نویسنده کتب کارآفرینی درباره این موضوع صحبت می‌کند که بسیاری از مدیران کسبوکار ندارند و فقط یک شغل دارند!
اگر به محل کار مراجعه نکنید و همه کارها به‌خوبی پیش برود ، شما یک کسبوکار دارید. درواقع سیستمی دارید که خودش ایجاد خلق ارزش می کند. ولی اگر با حضور نداشتن شما مشکلاتی در روند کسب و کار داشته اید، شما دارای شغل خوب با رئیسی که خودتان هستید و حقوقی که متغیر است، در نظر گرفته می شوید.
مهم نیست چه محصولی می‌فروشید یا چه خدماتی ارائه می‌دهید یا حتی اندازه شرکت شما چقدر است، داشتن سیستم‌هایی که به طور روان کار می‌کنند، نیازمند کار مداوم برای نگهداری و اصلاح آنها است.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.